Εργαλεία

Οι εξελίξεις στο χώρο της πληροφορικής έχουν μεταβάλλει ριζικά τον τρόπο οργάνωσης και λειτουργίας των επιχειρήσεων ανά τον κόσμο. Τα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών διαδικασιών (Business Process Management Systems) εισάγουν την ηλεκτρονική διοίκηση και επιτυγχάνουν τον αποτελεσματικό ανασχεδιασμό των  επιχειρησιακών διαδικασιών (BPR), την ακριβή εκτέλεσή τους και την απόλυτη παρακολούθησή τους.

Στις σύγχρονες επιχειρήσεις, οι υπάλληλοι είναι συνδεδεμένοι μεταξύ τους μέσω ενός ενδο-επιχειρησιακού δικτύου (intranet), στα πλαίσια του οποίου έχουν τη δυνατότητα να επικοινωνούν μεταξύ τους, να συνεργάζονται (με την ανταλλαγή ηλεκτρονικών εργασιών), να έχουν πρόσβαση σε ηλεκτρονικές βιβλιοθήκες και να ενημερώνονται για τις εσωτερικές εγκυκλίους και τις άλλες ανακοινώσεις του οργανισμού. Ο υπάλληλος με τη βοήθεια ενός browser (π.χ. internet explorer) και τη χρήση των κατάλληλων κωδικών (user name και password) έχει πρόσβαση στο δίκτυο που έχει μορφή ανάλογη με αυτή ενός διαδικτυακού τόπου και από την κεντρική σελίδα μπορεί να περιηγηθεί στην θεματική ενότητα που τον ενδιαφέρει με την απλή επιλογή (κλικ) ενός συνδέσμου. Οι ενέργειες που μπορεί να πραγματοποιήσει και οι σελίδες που μπορεί να επισκεφτεί είναι σαφώς προσδιορισμένες από το είδος των εξουσιοδοτήσεων που έχει λάβει. Επίσης, το δίκτυο έχει τη δυνατότητα να επεκταθεί και σε εξωτερικούς χρήστες (π.χ. πελάτες, προμηθευτές για e-procurement κ.α.) με την ανάπτυξη extranet και τη δημιουργία κατάλληλων πυλών (portal) επιτρέποντας τις ηλεκτρονικές συναλλαγές.

Πάνω στο ενδο-επιχειρησιακό δίκτυο αναπτύσσονται όλες οι διαδικασίες του οργανισμού, οι οποίες αυτοματοποιούνται και εκτελούνται πλήρως ηλεκτρονικά. Οι πολιτικές και οι κανονισμοί του οργανισμού τηρούνται ηλεκτρονικά σε κεντρικό σημείο εντός του συστήματος, ούτως ώστε να είναι δυνατή η παρακολούθηση και η επικαιροποίησή τους από τους εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους. Παράλληλα, εντός του συστήματος συντηρούνται ολοκληρωμένες βάσεις δεδομένων όπου δημιουργούνται ηλεκτρονικά μητρώα πελατών, μητρώα προμηθευτών, μητρώα παγίων, καταστάσεις προσωπικού κ.ο.κ. ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού.

Κάθε διαδικασία του οργανισμού σχεδιάζεται ηλεκτρονικά και αυτοματοποιείται και αναπτύσσεται ο αντίστοιχος ηλεκτρονικός φάκελος που την ακολουθεί σε όλα τα στάδια εκτέλεσής της μεταξύ των διαφόρων θέσεων εργασίας. Στο φάκελο αυτό περιλαμβάνονται τα απαιτούμενα έντυπα - φόρμες που αλλάζουν μορφή δυναμικά από το σύστημα ανάλογα με τη φάση στην οποία βρίσκεται η εκτέλεση της διαδικασίας. Το μεγαλύτερο μέρος των εντύπων αυτών συμπληρώνεται αυτόματα από το σύστημα σύμφωνα με τις εκάστοτε οδηγίες του οργανισμού, νόμους κ.λπ. (π.χ. αντιστοίχιση του Φ.Π.Α. ανάλογα με την κατηγορία δαπάνης), αλλά και την τηρούμενη πληροφορία στις βάσεις δεδομένων του οργανισμού (π.χ. από τον ΑΦΜ, συμπληρώνονται αυτόματα όλα τα στοιχεία του πελάτη/προμηθευτή), με αποτέλεσμα την ελαχιστοποίηση των λαθών, την ενίσχυση της διαφάνειας, αλλά και την επιτάχυνση των διαδικασιών. Επίσης, υπάρχει η δυνατότητα χρήσης ψηφιακών υπογραφών με νομικά κατοχυρωμένη ισχύ, αλλά και η αυτόματη παραγωγή εγγράφων (π.χ. τιμολόγια, συμβάσεις, επιστολές κ.λπ.) σύμφωνα με τα υποδείγματα και την αυτόματη ενημέρωση πεδίων με πληροφορία που τηρήθηκε στον ηλεκτρονικό φάκελο.

Η εκτέλεση των διαδικασιών γίνεται και αυτή ηλεκτρονικά. Ο υπάλληλος συνδεόμενος στο δίκτυο, έχει πρόσβαση στην προσωπική του σελίδα, όπου παρουσιάζονται καθημερινά σε μορφή καταλόγου όλες τις εκκρεμείς εργασίες του, ο βαθμός προτεραιότητάς τους και η ιεράρχηση τους. Επίσης, παρέχεται ειδική ειδοποίηση για τις εκπρόθεσμες ή επείγουσες εργασίες, ενώ στην προσωπική του ατζέντα μπορεί να προγραμματίσει τις συναντήσεις και τις εργασίες του. Με την επιλογή μίας εργασίας, εμφανίζεται μία ειδική οθόνη που παρουσιάζει το ιστορικό ενεργειών για τη συγκεκριμένη εργασία, οδηγίες για την εκτέλεση της εργασίας, στις οποίες είναι ενσωματωμένα και τα σχετικά επιχειρησιακά πρότυπα, όλες οι απαιτούμενες πληροφορίες και τα συναφή έγγραφα για την εκτέλεση της εργασίας, καθώς και η ειδική φόρμα εκτέλεσης της εργασίας. Με την ολοκλήρωση των ενεργειών του υπαλλήλου, η εργασία ακολουθεί τη  προδιαγεγραμμένη ροή εργασιών.

Η παρακολούθηση και ο έλεγχος των διαδικασιών γίνεται ηλεκτρονικά με τη δυνατότητα παρακολούθησης της πορείας εκτέλεσης των διαδικασιών, τόσο κατά την εκτέλεσή τους, όσο και μετά την ολοκλήρωσή τους. Κατά την εκτέλεση των διαδικασιών, ο υπεύθυνος διαδικασίας μπορεί να παρακολουθήσει σε ποια φάση βρίσκεται και σε ποιον υπάλληλο είναι χρεωμένο η εργασία, να ειδοποιηθεί για καθυστερήσεις σε σχέση με τους προβλεπόμενους χρόνους ή/και προθεσμίες και να διαπιστώσει τυχόν στενωπούς της διαδικασίας. Επίσης, σε τακτά χρονικά διαστήματα, π.χ. ανά ημέρα ή μήνα, συντάσσονται αναφορές για τη συνολική εκτέλεση των διαδικασιών, τους όγκους εργασιών, τους χρόνους και το κόστος εκτέλεσης καθώς και οποιοδήποτε άλλο στοιχείο ενδιαφέρει τη διοίκηση του οργανισμού.

Επίσης, η οποιαδήποτε τροποποίηση των διαδικασιών μπορεί να πραγματοποιηθεί άμεσα με την εισαγωγή των αλλαγών στο σύστημα, χωρίς να απαιτείται η έκδοση νέων κανονισμών και επανεκπαίδευσης του προσωπικού.

Τέλος, τα συστήματα διαχείρισης εγγράφων και επιχειρησιακών διαδικασιών έχουν τη δυνατότητα ταυτόχρονης ενημέρωσης με τα συστήματα διαχείρισης επιχειρησιακών πόρων (ERP, λογιστικές εφαρμογές) και τυχόν άλλα συστήματα που υπάρχουν στο οργανισμό με αποτέλεσμα την ενσωμάτωση (integration) όλων των πληροφοριακών συστημάτων του οργανισμού και τη διευκόλυνση των χρηστών, καθώς οι τελευταίοι εργάζονται σε ένα ενιαίο, φιλικό προς το χρήστη περιβάλλον, ανεξαρτήτως της διαδικασίας που εκτελείται.

Ένα σύστημα διαχείρισης εγγράφων και επιχειρησιακών διαδικασιών επιτρέπει τον εκσυγχρονισμό των υφιστάμενων οργανισμών. Πιο συγκεκριμένα:

• Αυτοματοποιεί τις διαδικασίες και διασφαλίζει την ποιότητα των αποτελεσμάτων τους
• Αυξάνει δραστικά την παραγωγικότητα, καθώς επιτρέπει την διεκπεραίωση μεγαλύτερου φόρτου εργασίας με μεγαλύτερη ακρίβεια και σε λιγότερο χρόνο
• Ελαχιστοποιεί τα λάθη
• Επιτρέπει την άμεση εισαγωγή στρατηγικών αλλαγών μέσα στον οργανισμό για την υλοποίηση διαφορετικών δραστηριοτήτων
• Υποστηρίζει τη συνεχή βελτίωση του οργανισμού
• Βελτιστοποιεί τη χρήση του ανθρώπινου δυναμικού
• Μειώνει την ανάγκη για εκπαίδευση των εργαζομένων
• Μειώνει το λειτουργικό κόστος
• Προσδίδει στον οργανισμό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα
• Ενισχύει τη συνεργασία με τρίτα μέρη (προμηθευτές, πελάτες κ.λπ.)
• Διασφαλίζει ότι τηρούνται οι πολιτικές και οι κανονισμοί του οργανισμού
• Επιτρέπει την καλύτερη δυνατή διαχείριση της γνώσης (η γνώση παραμένει στον οργανισμό και όχι στους υπαλλήλους)
• Βελτιστοποιεί τη συνεργασία μεταξύ ανθρώπων και πληροφοριακών συστημάτων

Η Advanced Services Group Ltd. είναι certified partner της AuraPortal^® για την για την υλοποίηση ενδοεταιρικών δικτύων (intranet), τη διαχείριση εγγράφων, τη διαχείριση επιχειρησιακών διαδικασιών και την ολοκλήρωση πληροφοριακών συστημάτων.

Το AuraPortal^® BPMS - CRM (Business Process Management Suite & Customer Relationship Management) αποτελεί μία από τις πιο αξιόπιστες και σύγχρονες λύσεις BPMS διεθνώς, καθώς περιλαμβάνεται στο "Microsoft^® International Catalogue of Products" και έχει χαρακτηριστεί ως παράδειγμα BPMS της επόμενης γενιάς από τον οίκο Gartner. Σήμερα, το AuraPortal^® BPMS - CRM έχει επιλεχθεί από κορυφαίες εταιρείες και δημόσιους οργανισμούς σε περισσότερες από 35 χώρες του κόσμου, μεταξύ των οποίων συγκαταλέγονται η Coca -Cola, η Carrefour, η Toyota, η Yamaha, η Bristol -Myers Squibb, η FritoLay κ.α.